workflow grupa kotrak

Workflow: nie szukaj igły w stogu siana, czyli skuteczne zarządzanie dokumentacją9 maja 2016

Pisma, faktury, umowy, delegacje, wnioski urlopowe, korespondencja i innego typu dokumenty to codzienność każdej firmy. W każdym przedsiębiorstwie są one różne – ale jednocześnie w każdym, wraz z upływem czasu, liczba rejestrowanych dokumentów rośnie. Po latach zbiory są tak potężne, że odnalezienie dokumentu sprzed kilku lat może zabrać dużo cennego czasu. A przecież żadna firma nie zarabia pieniędzy na przeszukiwaniu segregatorów i odkurzaniu archiwów. Jak zatem skrócić czas potrzebny na wyszukiwanie dokumentów i lepiej nimi zarządzać? Współczesne rozwiązania IT przychodzą z pomocą wszystkim, którzy chcą zoptymalizować pracę i wykorzystać zasoby do podejmowania działań, przekładających się na realny zysk.

 

Zeskanuj, „okoduj” i odszukaj w kilka sekund

 

Początek życia dokumentu w firmie to zwykle sekretariat i dziennik podawczy. Z reguły jest jedno, centralne miejsce rejestrowania dokumentów, rzadziej zdarza się ich kilka. Tutaj dokumenty są skanowane i przekazywane kolejnym osobom. Jednak zwykły skan i wysłanie go mailem to nienajlepszy sposób na obieg dokumentów. Przetwarzanie dokumentu na postać elektroniczną może się odbywać dużo szybciej i inteligentnie. Centralny skaner z podajnikiem o dużej przepustowości szybko poradzi sobie nawet z dużym plikiem dokumentów. Narzędzia OCR, oferowane przez dobre systemy workflow (DMS), potrafią nie tylko odczytać tekst, ale też rozpoznać go i przepisać dane z kartki na dokument cyfrowy. Wyobraźmy sobie sytuację, w której kilkadziesiąt spółek, działających w ramach grupy kapitałowej, co miesiąc otrzymuje takie same faktury. Przepisywanie danych do systemu zajmowałoby bardzo dużo czasu. Dzięki wykorzystaniu technologii OCR system sam rozpoznaje i przepisuje dane. Co więcej, potrafi się uczyć i domyślać. Jeśli faktura będzie częściowo uszkodzona, nie wszystkie znaki będą czytelne, system poradzi sobie z tym problemem, kojarząc ciąg znaków i uzupełniając brakujące elementy na zasadzie analogii.

 

A jak wyszukać dokument sprzed kilku lat?

 

Rozwiązań jest kilka, a wszystkie gwarantują, że wyszukanie będzie możliwe w zaledwie kilka chwil. Dobry system zarządzania dokumentacją pozwala przeszukiwać dane po wielu kryteriach. Można budować filtry, grupować, agregować dane. Każda informacja wprowadzona do programu jest możliwa do odnalezienia. Kontrahent, numer dokumentu, data wystawienia to podstawowe kryteria wyszukiwania, oferowane przez praktycznie każdy system. Ale profesjonalne systemy workflow umożliwiają ponadto wyszukiwanie po słowach kluczowych, fragmencie tekstu, wartości czy statusie dokumentu. Ciekawostką jest możliwość zastosowania kodów kreskowych dla oznaczania dokumentów. W momencie rejestrowania dokumentu, drukowana jest naklejka z kodem kreskowym i umieszczana na dokumencie papierowym, który jest przekazywany do archiwum. Sczytanie kodu z dokumentu papierowego od razu wyszukuje dokument w wersji elektronicznej.

 

Workflow, czyli optymalizacja działania

 

Zeskanowanie to oczywiście dopiero początek pracy z dokumentem. Dalszy ciąg to workflow, czyli obieg pracy. W kolejnych etapach pracownicy wykonują różne zadania, np. uzupełniają dane, opisują dokument, dekretują, weryfikują, zatwierdzają, księgują. Obieg elektroniczny przyspiesza wymianę informacji, umożliwia pracę grupową na dokumencie, zapewnia błyskawiczne docieranie dokumentów do adresata i uniemożliwia ich zagubienie.

Oprogramowanie dla firm, systemy erp
 

Obieg pracy można zamodelować, tak by zapewnić jak najlepszą wydajność, skrócić procesy czy uszczelnić je.

Przykładem zastosowania workflow jest modelowanie procesów biznesowych pod kątem procedur korporacyjnych. W dużych organizacjach działania z dokumentacją określają normy i procedury. Elektroniczny system obiegu dokumentów ułatwia ich implementację w realnym środowisku biznesowym. Modelując procesy, można ujednolicić sposób pracy obowiązujący w organizacji i zdyscyplinować pracowników do działania zgodnie z przyjętym standardem.

 

Gdzie to się sprawdza?

 

Rozwiązania klasy workflow są kierowane do praktyczne każdego przedsiębiorstwa. Ich elastyczność pozwala na dopasowanie do konkretnej rzeczywistości biznesowej. Możliwość integracji z innym oprogramowaniem, np. oprogramowaniem ERP, sprawia, że stają się uzupełnieniem klasycznych systemów do zarządzania.

Szczególnie dobrze workflow sprawdza się w organizacjach o niestandardowej strukturze czy specyficznej działalności. Czasem procesy biznesowe są tak unikalne, że niemożliwe jest ich odzwierciedlenie w klasycznym ERP. Systemy workflow charakteryzują się dużo większą elastycznością i zupełnie odmienną koncepcją zarządzania informacją, dlatego z powodzeniem znajdują zastosowanie wszędzie tam, gdzie rzeczywistość biznesowa nie daje się „ubrać” w żaden standard.

 

Chcesz porozmawiać na temat workflow?

 

Wdrożyliśmy już rozwiązania klasy workflow w wielu firmach, ze szczególnym uwzględnieniem branży budowlanej i projektowej. Nasz doradca chętnie spotka się z Tobą, by pomóc Ci lepiej zorganizować obieg dokumentów w Twojej firmie. Skontaktuj się z nami!

+48 604 526 261

Zainteresował Cię ten temat? Przeczytaj kolejne części naszego cyklu artykułów o workflow:

Część 2: Workflow jako program do zarządzania dokumentami kosztowymi

Pozostań z nami w kontakcie - polub nas w mediach społecznościowych!

Odwiedź nasz profil na FB!
Odwiedź nasz profil na FB!
Zobacz nasze filmy na YT!
Odwiedź nasz profil na LI!

Komentarze

Bardzo fajny tekst. Na pewno poczytam kolejne!

Dziękujemy i zapraszamy 🙂

Napisz komentarz

Zobacz inne wpisy: