workflow zarządzanie dokumentami kosztowymi

Workflow – program do zarządzania dokumentami kosztowymi6 czerwca 2016

W poprzednim artykule (Nie szukaj igły w stogu siana, czyli skuteczne zarządzanie dokumentacją) opisywaliśmy w  jaki sposób skutecznie zarządzać dokumentami. Szczególnie ważną rolę w każdej firmie pełnią dokumenty kosztowe. Ich brak lub nieporozumienia z nimi związane są kłopotliwe  – z pewnością zdarzyło Ci się kiedyś szukać druku lub ciężko było znaleźć pracownika odpowiedzialnego za konkretną fakturę. Jak więc ułatwiać sobie codzienną pracę w tym zakresie i mieć więcej czasu na inne zadania?

Informacja – najcenniejszy zasób firmy

W wykonywaniu codziennych zadań ważne jest, by obieg informacji nie był niczym zakłócany. Niejednoznaczne nazewnictwo dokumentacji kosztowej czy nieporozumienia dotyczące tego, kto ma się zająć danym dokumentem, mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, np. opóźnień w płatnościach.

Rozwiązaniem, które coraz częściej stosuje się w firmach jest workflow. Nazwa ta określa zarówno filozofię obiegu informacji, dokumentów, jak i oprogramowanie wspomagające cały proces. Dzięki zastosowaniu takiego systemu, możemy skuteczniej zarządzać każdym obszarem pracy przedsiębiorstwa.

Po co mi program do zarządzania dokumentami kosztowymi?

Jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z programu, będziesz popełniać mniej błędów i pracować o wiele szybciej na danych dostępnych dla każdej osoby zaangażowanej w konkretne zadanie. Jest to szczególnie istotne w przypadku ponoszonych kosztów. Z kolei bieżący monitoring wykonania budżetu oraz automatycznie generowane raporty są sporym wsparciem dla osób nadzorujących finanse.

Ze pomocą oprogramowania odpowiednio wcześnie możesz podjąć decyzję o przeniesieniu wydatków czy poszukiwaniu innych źródeł finansowania. Otrzymujesz także w kilka sekund informację, czy realizowane koszty nie przewyższają tych zaplanowanych. Dzięki systemowi i szybkiemu dostępowi do wszystkich informacji, możesz odpowiednio zareagować na ewentualne problemy – jeszcze zanim dokument wróci do Ciebie z księgowości.

Czy workflow to rewolucja dla pracowników?

Sposób przekazywania dokumentów może pozostać niezmienionym, dzięki czemu pracownicy, przyzwyczajeni do pewnego modelu pracy, nie będą musieli przyzwyczajać się do nowych scenariuszy działań. Wdrożenie programu do zarządzania dokumentami może jednak stać się także dobrą okazją do przemodelowania i udoskonalenia procesów biznesowych. Korzystanie z niego powoduje, że pracownicy są świadomi swojej roli w zespole, dobrze znają swoje obowiązki i wiedzą, za co odpowiadają. Orientują się także w kompetencjach innych osób oraz w dokumentacji firmy, gdyż w łatwy sposób mogą ją odnaleźć w programie w dowolnej chwili.

Jednocześnie wdrożysz o wiele szybciej nowych pracowników lub tych, którzy tylko pełnią za kogoś zastępstwo. Program automatycznie będzie podpowiadać następny krok w przypadku każdego działania. Ochroni także przed popełnianiem błędów – dla przykładu, jeśli pracownik nie rozpisze 100% wartości kosztów z faktury, program wyświetli odpowiednie powiadomienie. Nie będzie także można 2 razy wprowadzić tego samego dokumentu kosztowego czy wydatku, który nie został wcześniej zaplanowany.

Jak to wygląda w praktyce?

Przykładowo, jeśli do firmy wpłynie faktura, pracownik sekretariatu rejestruje ją, skanuje i zamieszcza w systemie. Program podpowiada komu przekazać ją dalej – może to być np. pracownik, który weryfikuje kwotę, opisuje dokument zgodnie z własnymi potrzebami i przekazuje do zapłaty księgowości. Pracownicy księgowości z kolei również mogą opisać fakturę np. poprzez zadekretowanie na odpowiednie konto. Niezależnie od sposobu nazewnictwa dokumentu, wszyscy pracownicy mają do niego dostęp i widzą go w systemie jako jeden plik. Następnie trafia on do archiwum, gdzie łatwo i szybko można go odnaleźć w dowolnej chwili. Dzięki temu nie trzeba się już stresować ewentualnym zaginięciem papierowej wersji.

Program do zarządzania dokumentami powiadamia o ważnych plikach, które wymagają Twojej interwencji. Z kolei osoba zarządzająca w kilka sekund skontroluje, czy są jakieś dokumenty, którymi dopiero trzeba się zająć oraz jak pracownicy angażują się w swoje zadania. Żadna faktura czy delegacja nie zginą już w natłoku spraw.

Chcesz dowiedzieć się więcej o workflow?

Nasi doradcy chętnie pokażą Ci, w jaki sposób możesz usprawnić obieg dokumentów kosztowych i przyspieszyć pracę dzięki programowi do zarządzania dokumentami. Wspólnie przeprowadzimy analizę dotychczasowych procesów biznesowych w Twojej firmie, a następnie przemodelujemy je tak, by zwiększyć efektywność wykonywania codziennych zadań.

Skontaktuj się z nami!

+48 604 526 261

Już wkrótce kolejna część cyklu! Opowiemy o tym, jak lepiej zarządzać komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną przy pomocy workflow.

Napisz komentarz

Zobacz inne wpisy:
Jak rozliczać czas pracy?

02.06.2016 Magda Urbanowicz